Outlook und web.de: Wie E-Mails vernünftig archivieren?

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Bendo83
Stammgast

#1 erstellt: 23. Mai 2024, 08:06

Hallo,

ich habe ein (bzw. mehrere..) E-mail-Konto bei web.de. Den Abruf von Emails und die Verwaltung erledige ich mit MS Outlook (MS Outlook 2021, Einmallizenz ohne Abo).
Nun meldet web.de, dass mein E-Mailpostfach nahezu erschöpft sei (und würde mir natürlich am liebsten ein Abo für mehr Speicherplatz aufbrummen, was ich nicht haben möchte!).

- Lösche ich E-Mails auf dem Webserver von web.de, werden diese automatisch auch aus Outlook gelöscht --> schlecht!
- Lege ich in Outlook einen Archiv-Ordner an und verschiebe Mails dorthin, erfolgt eine automatische Synchronisation ebenso auf web.de (es wird ebenfalls ein Archivordner erstellt, aber nichts gelöscht) --> keinen Effekt auf den Speicherplatz
- Ich kann zunächst eine Outlook-Datendatei (pst; Start/Neue Elemente/Weitere Elemente/Outlook-Datendatei) erstellen und lokal auf dem Rechner ablegen. Danach das ganze E-Mail-Konto in diese Dateidatei exportieren (Datei/Öffnen und Exportieren/ImportierenExportieren/In Datei exportieren/Weiter...). --> das scheint erfolgreich, da die Dateigröße in meinem Fall angemessen groß ist (~1GB). Nachteil: Zum Zugriff auf enthaltene E-Mails müsste ich (nachdem ich die Mails anschließend aus Outlook/web.de endgültig gelöscht habe) diese pst.-Datei jedes mal importieren. Weiterer Nachteil: Ich müsste das regelmäßig manuell machen.
- Ich kann eine Regel erstellen (Start/Regeln/Regeln und Benachrichtigungen verwalten...), so dass "nach Erhalt einer Nachricht über das E-Mailkonto eine Kopie davon in den Ordner weitere pst-Datei verschoben" wird. --> hier sehe ich keinen Effekt: Die Dateigröße bleibt bei schmalen 265kB.

Daher die Frage: Wie kann ich unter Nutzung von Outlook E-Mails effizient von Web.de lokal abspeichern/sichern und diese gleichzeitig vom Web.de-Postfach/Server löschen, so dass diese dort keinen Speicherplatz mehr in Anspruch nehmen?

Danke und Gruß, bendo

ZeeeM
Inventar

#2 erstellt: 23. Mai 2024, 20:28

https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/

Fuchs#14
Inventar

#3 erstellt: 23. Mai 2024, 20:30

Einmal empfangene Mails bleiben dauerhaft in Outlook gespeichert

[Beitrag von Fuchs#14 am 23. Mai 2024, 20:31 bearbeitet]

Shrek
Stammgast

#4 erstellt: 24. Mai 2024, 16:49

Hallo Bendo,

das liegt daran das in Outlook dein Mail Postfach als IMAP konfiguriert ist. Dadurch kannst du deine Mails von verschiedenen Geräten abrufen und hast überall den gleichen Stand.

Wenn du dein Mailpostfach in Outlook mit pop3 konfigurierst kannst du auswählen ob eine Kopie auf dem web.de Server verbleibt oder nicht. Der Nachteil wäre, bei mehreren Geräten hast du die Mail nur auf dem Gerät von dem du zu diesem Zeitpunkt die Mails abgerufen hast!

Bei der Autokonfiguration nimmt Outlook in der Regel IMAP falls möglich.

Viele Grüße
Uwe

[Beitrag von Shrek am 24. Mai 2024, 16:50 bearbeitet]

n5pdimi
Inventar

#5 erstellt: 24. Mai 2024, 20:28

Du erstellst eine PST, bindest die in Dein Oulook ein (Datei - Kontoeinstellungen - Datendatei - hinzufügen) und verschiebst dann die Mails in den PST bzw. in dort ggf. erstellte Unterordner zur besseren Übrischt. Einfach Cut & Paste der Mailelemente, nix exportieren/importieren usw.
Denn Ordner kannst Du duaerhaft eingebunden lassen. ZUm Genau so geht archivieren in Outlook schon seit JAhrzehnten.

Bendo83
Stammgast

#6 erstellt: 27. Mai 2024, 09:11

Danke für die vielfältigen Tipps/Möglichkeiten!

n5pdimi (Beitrag #5) schrieb:

Ich habe mich nun für diese Variante entschieden :-) Das klingt einfach und systematisch. Die pst.-Datei habe ich lokal abgelegt (und wiederum gesichert).

Danke und Gruß, bendo

n5pdimi
Inventar

#7 erstellt: 27. Mai 2024, 09:13

Mach ich auch schon immer so. Denke daran, dass so ein PST Datei technisch eine Datenbank ist, zum Sichern darf diese nicht geöffnet sein sprich Outlook muss geschlossen sein.

Bendo83
Stammgast

#8 erstellt: 22. Jan 2026, 21:30

Hallo,
nach knapp zwei Jahren melde ich mich wieder, weil ich vermutlich einen Bock geschossen habe:
Nach dem Vorschlag von @n5pdimi habe ich eine PST erstellt. Diese trägt den Dateinamen "Backup_E-Mailverkehr":

Diese pst-Datei sichere ich regelmäßig auf eine externe Festplatte.
Diese pst-Datei habe ich in mein Outlook eingebunden und für 5 Mailadressen je einen Ordner mit je zwei Unterordnern "Posteingang" und "Gesendet" erstellt:

In diese Unterordner habe ich nun jährlich sämtliche Mails abgelegt (cut&paste). Auf dem Webserver habe ich die Mails danach alle gelöscht (bzw. musste ich diese dort überhaupt löschen oder waren diese nach dem Verschieben in den Archivordner auf dem Webserver ohnehin gelöscht!? Ich erinnere mich nicht mehr :-( ). Ergebnis: Im eigentlichen Outlookpostfach waren die Mails nicht mehr enthalten und auf dem Webserver war viel Speicherplatz frei.

Nachdem ich heute tatsächlich auf ältere Mails zugreifen musste, stelle ich fest:
Die in Outlook eingebundene pst-Datei enthält nur E-Mails bis einschließlich 2023, keine neueren!

Im eigentlichen Outlookpostfach finde ich (erwartungsgemäß) nur E-mails ab 2026:

D.h. mir fehlen nun alle Mails (gesendet/empfangen) aller Mailadressen für die Jahre 2024 und 2025!
Kann mir jemand erklären, was ich bei meinem Vorgehen falsch mache!?
Vielen Dank und Grüße,
bendo

n5pdimi
Inventar

#9 erstellt: 23. Jan 2026, 07:35

Gute Frage... Der Ordner ikst ja 2,5 GB groß, also da ist jede Menge drin. Ich sehe da bis jetzt keinen grundsätzlichen Fehler Deinerseits.
Waren die Mails irgendwann mal da drin?
Schwierig, ohne sich das System selbst ansehen zu können....

Grade mal gegoogelt: die Maximale Größe für einen PST sind 50GB - auch davon bist Du ja noch weit entfernt.

[Beitrag von n5pdimi am 23. Jan 2026, 07:38 bearbeitet]

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